Akreditif işleyişi sanılanın aksine oldukça basit çalışan bir süreçtir. Bu süreç içerisinde genel mantık, akreditif taraflarının üzerlerine düşen sorumluluklarını doğru bir şekilde ve akreditifte istenen zaman içerisinde yerine getirmeleridir. Aşağıda akreditif sisteminin işleyişini başından sonuna kadar daha ayrıntılı bir biçimde görebilmekteyiz.
a) İlk aşamada ihracatçı ve ithalatçı aralarında alım-satım sözleşmesi düzenler ve ödeme şeklinin akreditifli olacağını belirlerler. Bu sözleşme taraflar arasında imzalanacak bir anlaşma olabileceği gibi, proforma faturalar da sözleşme aracı olabilir. Sadece sözleşme varsa, proforma faturada yer alan tüm detaylar sözleşmede de yer almalıdır.
b) Her iki taraf arasında varılan mutabakat sonucunda, ithalatçı (amir), bankasına (amir banka), ihracatçı (lehdar) lehine akreditif açılması için başvuruda bulunur.
c) Akreditif açılmasının ardından amir banka akreditifin açıldığını ihracatçının ülkesindeki muhabir bankasına haber verir.
d) Muhabir banka da akreditifi inceleyerek ihracatçıya akreditifin açıldığına dair ihbarda bulunur.
e) İhbarı alan ihracatçı, akreditif şartlarına göre hareket eder, sözleşme konusu malları belirlenen süre içinde ithalatçıya gönderir.
f) Bu işlemi yaparken aynı zamanda da mallarla ilgili belgeleri muhabir bankaya teslim ederek ihracat bedelinin (akreditifte belirtilen ödeme şekline göre) kendisine ödenmesini talep eder.
g) Muhabir banka da kendisine ibraz edilen belgelerin akreditif şartlarına uygun olup olmadığını inceler ve uygun bulduğunda da kendi römiz mektubunu da ekleyerek amir bankaya gönderir.
h) Amir banka da kendisine gönderilen belgeleri inceler ve uygun bulunması durumunda da ithalatçıya bildirimde bulunur.
ı) İthalatçının akreditif açma şekline göre ilgili hesabı borçlandırılır ve tahsilat yapılır. Akreditif konusu belgeler ithalatçıya teslim edilir.
i) Belgeleri teslim alan ithalatçı da belgeleri ibraz ederek malları gümrükten çeker.
Akreditifin Tarafları:
Akreditif temel olarak dört taraflı bir işlemdir;
Amir (İthalat yapan): Akreditif açan taraf, yani alıcı taraf amir olarak adlandırılır. Satıcı ile yaptığı mal alım anlaşmasına uygun şartlarda akreditifi açmak için bankasına talimat verir.
Amir Banka: Alıcının başvurusu ile akreditifi işleme koyan bankadır. İhracatçının gerekli belgeleri eksiksiz teslim etmesi durumunda akreditif bedelini ithalatçı adına ödeme yükümlülüğü bulunan taraftır.
Lehtar (İhracatçı): Kendi adına akreditif açılan, yani satıcı konumundaki taraftır. Alıcı ile arasındaki sözleşme yükümlülüklerini yerine getirdiği ve gerekli belgeleri ibraz ettiği durumda kendisine banka aracılığı ile akreditif ödemesi yapılır.
Lehtar Bankası (Muhabir banka): Amir banka ihracatçı adına akreditif açıldığını ve bu akreditifin şartlarını lehtara muhabir banka aracılığı ile iletir, bu nedenle ihbar bankası olarak da adlandırılır. Muhabir bankanın yükümlülüğü yalnızca ihbarda bulunmaktır ve bir ödeme yükümlülüğü yoktur. Bu aşamada akreditifin ihbarı ve ibraz edilen belgelerin incelenmesi ve bazen de akreditifin teyidi gerekir. Bu üç işlem aynı banka tarafından yapılabileceği gibi farklı bankalar aracılığı ile de gerçekleştirilebilir.
Akreditif teyidi satıcının isteği ile amir bankaya ilave olarak başka bir bankanın da bu işleme ödeme garantisi vermesidir, bu banka teyit bankası olarak adlandırılır. Bunun dışında son adım olarak ihracatçının ibraz ettiği belgelerin akreditif şartlarına uygunluğunu kontrol eden iştira bankası, bir eksiklik yoksa amir bankaya bildirir ve ihracatçı ile amir banka arasındaki ödemeye aracılık eder. Teyit ve iştira bankası uygulamada çoğu zaman aynı bankadır.
